話の組み立て方について~面接での伝え方~

自分が伝えたいことを正確に伝える為に、話の構成や組み立てを意識することはとても大切なことです。

どれだけ長く話をしても話の組み立て方によっては、相手にまったく伝わっていないこともあります。普段の生活では相手が聞き直してくれることや注意してくれることもありますが、ビジネスや面接の場では、そのまま流されてしまう可能性も有ります。

相手に自分が伝えたいことを伝えられるよう、また誤解が生まれないように伝え方の基本をご紹介します。

伝えたいことを明確にする

まずは自分が何を伝えたいのかを明確にしましょう。慣れていない時には書き出してみても良いかもしれません。

自分が1番伝えたいことが、面接では1番先に話す内容です。あるいは質問されているのであれば、質問の答えが1番先に伝えるべき内容です。

相手に話したい内容は色々とあるかと思います。例えば、理由・経緯・裏付け・自分の考えなど。しかし1番先に伝えるのは、最も伝えたい結論を話してください。

その為にも「自分が何を伝えたいのか」を明確にしておくことが必要になります。

・ビジネス、面接の場では結論を先に伝えましょう

結論を先に伝えることで、相手に自分が伝えたいことが正確に伝わります。特にビジネスや面接の場では強く心掛けましょう。

質問されたときも同様に、質問対しての答えを先に伝えることが大切です。例として下記のような質問をされたと想定します。

面接官
あなたの強みはどのような点でしょうか?

・悪い例

あなた
私は小学校から大学まで、10年以上スポーツを続けてきました。毎日21時過ぎまで練習があり、途中で辞めてしまう方もいらっしゃいましたが、自分とチームの為に練習に耐えてきました。ですので、私の強みは忍耐力であると考えています。

・良い例

あなた
私の強みは忍耐力です。私は小学校から大学まで、10年以上スポーツを続けてきました。毎日21時過ぎまで練習があり、途中で辞めてしまう方もいらっしゃいましたが、自分とチームの為に練習に耐えてきました。ですので、私の強みは忍耐力であると考えています。

日常会話であれば上記の悪い例でも良いかもしれません。しかしビジネス・面接の場ではふさわしくありません。

面接で面接官はビジネスの場でどのような言動をする方なのかも見られています。再三になりますが、必ず結論を先に伝えることを心掛けましょう。

結論を伝えた後に裏付けや理由を伝える

結論だけで話を終わらせてはいけません。結論の後には、その結論を伝えた裏付けや理由を伝えることで、結論への説得力を出すことが出来ます。

特に面接の場では、面接官も相手がどのような人物であるのかを面接時間の中でしか判断することが出来ません。言い方を変えると、相手の話が本当であるのか、嘘であるのかも、話の内容でしか判断することが出来ないのです。

初対面の人に言われたことを全て鵜呑みにすることは難しいものです。自分が話した内容を信用していただく為にも、結論を裏付ける根拠や理由などはしっかりと話すようにしましょう。

面接官
あなたの強みはどのような点でしょうか?

・悪い例

あなた
私の強みは忍耐力であると考えています。

・良い例

あなた
私の強みは忍耐力です。私は小学校から大学まで、10年以上スポーツを続けてきました。毎日21時過ぎまで練習があり、途中で辞めてしまう方もいらっしゃいましたが、自分とチームの為に練習に耐えてきました。ですので、私の強みは忍耐力であると考えています。

上記のように結論を裏付ける根拠(自分の経験や想い)を伝えた方が、相手にとって分かりやすく、真実味のある回答になります。

・嘘を伝えることは止めておきましょう

面接官が分からないからといって、嘘を伝えてはいけません。理由は大きく3つあります。

1、面接内の会話でボロが出る可能性がある

嘘を伝えてしまうことで話に一貫性が無くなることがあります。あるいは、嘘をついた内容を深く聞かれたときに、答えられなくなってしまった場合には当然結果が上手くいくことはありません。

2、入社後のギャップに繋がる

嘘をついた面接が評価され、入社が出来たとしたら、当然その内容を信じた方々と一緒に仕事することになります。自分の実力以上に期待されてしまい、入社後に期待を裏切るような形になれば会社に居づらくなることもあります。

3、入社後のトラブルになることがある

内容によっては虚偽報告と言われ、会社とトラブルになることもあります。最悪は懲戒解雇を求められるケースもあり、いずれにせよ自分が働きやすい環境になるとは言えません。

あくまでも嘘の話を作るのではなく、自己分析をして自分の過去を振り返ることで根拠になるような話を考えていきましょう。また、伝え方を工夫していくことも大切です。

あくまでも面接は会話であることを心掛ける

面接はあくまでも人同士の会話です。当然、聞き手の気持ちを考えて話す配慮は必要になるでしょう。

面接でアピールをしたい気持ちや、意欲はとても重要ですが、一方的に長々と話すことは得策とは言えません。相手の表情や態度にも注意しながら話をするように心がけましょう。

話が長くなりそうであれば、話の中に間を空けて、相手が理解出来ているかを見る余裕があると尚良いでしょう。一方的に話しを続けて、自分が伝えた気分になっていても相手が理解出来ていないこともあります。相手に伝わっていなければ、一生懸命話をしたとしても意味がありません。

面接官はロボットではありません。感情を持って動いている人間ですので、やはり話をしている自分がどのような印象を与えているかは面接の合否に大きく反映をされます。

また面接官が人事であれば、職種によっては直接働く機会は少ないかもしれませんが、面接官は共に働く会社のメンバーとなる人です。一方的に長々と話すことは悪い印象を与えることもありますので、あくまでも会話であることを心掛けて、相手の反応を確かめながら話をするようにしましょう。

5W1Hを考える

5W1Hというフレームワークがあります。コミュニケーションやプレゼンテーション、仕事上の様々なシーンで用いられる基本的な考え方であり、5W1Hを明確にすることで聞き手にとっても理解がしやすい話になります。

1、What(何を・何が)

自分が伝えたい結論は何なのか、主になる部分です。

2、When(いつ)

自分の話がいつのものであるのか、期間や発生した日にち、季節、時間帯などです。

3、Where(どこで)

話がどこで起きているものであるのか、特定の場所やエリアなどです。

4、Why(なぜ)

どうしてそのような話になったのか、理由や原因などです。

5、Who(誰が)

話に関わっているのは誰なのか、自分や登場人物などです。

1、How(どのように)

どのように結果に至ったのか、プロセスや手段、方法などです。

上記を意識して話をまとめることで、相手に伝わりやすい内容になります。面接時の話によっては、5W1Hすべてを伝える必要はありませんが、自分の中で考えるときには有効な手段と言えるでしょう。

話の組み立て方まとめ

話を組み立てるときに重要なのは、まず結論を明確にすること。自分が伝えたい部分はどこになるのか、最も相手に理解してほしい事を最初に持ってくるように心がけましょう。

そして結論に至った話を考えていくと、相手に伝わりやすく、結論に対して説得力を持たせることが出来ます。

自分から話をするときや、想定していた質問の答えを伝えるときには組み立てた内容で話をすることも難しくないと思います。しかし面接はあくまでも人同士の会話。想定していなかったことを聞かれることもあるでしょう。

そんな時には内容がバラバラのまま、思いついた話を長々と話してしまい、結局質問の答えが何なのか相手に伝わらないこともあるものです。

入社した後、ビジネスの場で、結論を先に伝えることは求められるコミュニケーションスキルでもあります。現在、結論を先に伝えるコミュニケーションに慣れていない人は普段の生活からそのように話すことを心掛けてみましょう。

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