話の組み立て方その2~相手に「伝わる」伝え方~

以前、面接時の話し方について「結論から伝える」ことが大切であるとご紹介しました。

話の組み立て方について~面接での伝え方~

面接の場やビジネスにおいて基本的なコミュニケーションスタイルであり、面接でも判断基準となるポイントです。今回は面接時に意識した方が良い話し方について、もう1つご紹介させて頂きます。

正確に相手に「伝わる」伝え方を

面接の場だけではなく、ビジネスにおいて共通して言えることではありますが、自分の想いや考え、伝えたいことは相手に正確に理解してもらえなければ「伝わっている」ことにはなりません。もし伝わっていないようであれば自分の伝え方が悪かったのだと振り返る必要があるでしょう。

面接で正確に面接官へ情報が伝わらず、誤解を招いてしまったとしても挽回するチャンスは2度と訪れないかもしれません。またビジネスの場であれば正確に伝わらないことは命取りになることがあります。だからこそ正確に、正しく自分の言葉を相手に伝えることは採用するか否かの判断基準にもなるのです。

ポイントは初対面の相手へ正確に伝えることです。気心知れた相手であれば「あれ」「それ」で会話が成立するかもしれません。面接ではもちろん面接官は自分のことを書類以外の情報は持っていません。その為に大切なのは「あれ」「それ」などの”抽象的な表現”ではなく「定量的」「具体的」な表現を用いることです。

定量的に伝える

定量的とは、数字・数量で表せるものという意味です。ビジネスシーンで多く使われる言葉でもあります。定量的に相手に伝える、ということは数字・数量を使って相手に伝えることだと考えてください。面接時の質問に対して、例をあげてご紹介します。

面接官
これまで仕事上での実績は何かありますか?

・悪い例

あなた
私は営業職でこれまで高い実績をあげてきました。他の社員に負けない成果をあげようと努力を続け、社内でも上位の成績を出しました。そしてそれを数年にかけて続けることが出来ました。

・良い例

あなた
私は営業職として年間売上目標に対し3年連続120%達成という実績をあげてきました。他の社員に負けない成果をあげようと努力を続け、社内30名いる営業社員のうち常に3位以内の成績を出しました。そして3年間継続して4位以下の成績を下回ることなく続けることが出来ました。

同じ成果をあげているとしても、話し方1つで相手への伝わり方は大きく変わります。上記の悪い例では全く数字を使わない代わりに形容詞を使った為、相手にどの程度の成果なのかということが正確に伝わってきません。また「上位の成績」という言葉も平均以上とは感じるかもしれませんが、上位という言葉がどのくらい上の方にいることを意味するのかは相手の感覚次第になってしまいます。

形容詞をなるべく避ける

まず面接時において「形容詞」を用いることは避けた方が良いでしょう。「高い」「低い」「凄い」…これら全てが形容詞で日常会話では多くつかわれる言葉ではありますが、面接やビジネスでは相応しくありません。自分が伝えたいことを正確に伝える、ということを目的にするならば形容詞は感覚に近い抽象的な表現になってしまうからです。自分の感覚と相手の感覚が近いものであれば良いかもしれませんが、初対面の相手ではそうとは限りません。

対照的に数字は感覚で変わることはありません。売上目標に対して120%達成していると伝えれば、誰が聞いたとしてもその事実は正確に伝わるでしょう。これが相手に伝える(相手に伝わっている)ということです。特に数字を扱うことの多い「営業職」や「マーケティング職」などは数字を使って話せるかどうかが選考基準の1つになることも多くあります。

数字を使わずとも「伝わる」伝え方

「私は数字を扱う仕事では無いので、面接で数値を伝えることは難しいです」

このようにカウンセリングで言われることも少なくありません。確かに営業職であれば自分の成果を数字で表すことが容易ではありますが、そうはいかない職種の方もいらっしゃるでしょう。しかし数字を使うことが出来るのは結果だけではありません。プロセスも数字を使って伝えることが出来ます。

あなた
私は総務職として社内全体の作業効率を向上させました。社内で利用されている資料のテンプレートが10年以上前から使われていたもので、多くの社員が使いにくさを感じておりました。そこで1日1つずつテンプレートを改良することを決め、約3か月かけて社内に50個以上あったテンプレートを作り直しました。その結果として資料作成の作業効率が全社的に上がり、残業時間の削減に繋がることが出来ました。

そしてもう1つ「伝わる」伝え方のポイントがあります。それは「具体的」に相手に伝えるということです。数字を用いることも含まれますが、数値化できないものだとしても具体的に相手に伝えることを意識しましょう。

異業界・異業種の仕事内容は相手も分からない

ビジネスにおいては自分が属している業界はもちろん、仕事上で関わる業界の仕事内容や事業内容は何となくでも分かっているものです。しかし自分とは関係の無い業界・業種への知識は業務上で身に付けることはほとんどありません。つまり同業や関わる業界への転職では無い場合、面接官は自分の仕事内容に関して知識は持っていないことを前提とした方が良いでしょう。

具体的に相手に伝えるということは上記の点においても重要なことなのです。相手が分かっていることを前提に話を進めると、抽象的な表現や話中身を割愛してしまうこともあります。意外に面接官には話の内容がどのようなことなのかが伝わっていないことも少なくありません。

面接官もそこで「具体的に教えてもらえますか?」と聞き直さない可能性も有ります。面接官が分からないまま面接が進んでしまい、結局「何をしてきた人なのか」分からないまま面接が終わってしまうこともあり、何をしてきたのか分からない人を面接で通過させることは難しいでしょう。

高校生に話しても「伝わる」伝え方を心掛ける

相手が業界・業種知識が全く無いとすれば、知識自体は学生時代のままで止まっている可能性もあります。その為に高校生でも分かるような言葉選び、伝え方を心掛けましょう。数字は使わなくとも、以下3つのルールを守ることで高校生でも理解できる伝え方になります。

伝え方のルール

・数値などを使い出来るだけ具体的に伝える

・形容詞や専門用語を使わず、固有名詞を使う

・分かっていることを前提として話を省かない

業界知識がある人であると専門用語をどうしても使ってしまいがちです。また業界特有の用語や、企業独自の共通言語なども存在します。その為に仕事内容や実績など面接で話すことが想定される内容は一度文字に起こした方が良いでしょう。業界経験の無い家族や友人・知人に協力してもらい、内容を理解できるかを確認することも1つの手です。

相手に「伝わる」伝え方まとめ

相手に伝わらなければ伝えたことにはなりません。面接でもビジネスでも、伝えるということは「相手が理解出来た」ということです。その為に形容詞や抽象的な表現を避け、誰もが同じ事実を聞き取ることが出来る数字や固有名詞を使いましょう。

面接では相手が自分の仕事内容や業界への知識を持っていないことも少なくありません。分かっていることを前提に話を進めてしまうと、分かっていないまま、あるいは分からないまま面接が終わってしまうことも。高校生に伝えても理解出来ることを意識してください。

また専門用語や企業独自の共通言語は初めての転職の場合、自分が使っているという自覚もないことがあります。周囲の方に協力していただく、あるいは転職支援会社のキャリアアドバイザーに依頼して自分の話している内容が誰でも分かるものであるかを確認した方が良いでしょう。

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