内定辞退、どう連絡する?|電話の仕方・メールの例文

転職活動が順調に進めば、嬉しいことに複数の会社から内定を取得することもあります。

「まだ希望の会社から内定をもらえていない!」という人もいれば、「どの会社も魅力的で、カラダが3つ欲しい・・・」という人もいるはず。いずれの場合も内定承諾をしない会社には内定辞退の連絡をしなければなりません。そんなとき、あなたはどのように伝えますか?

内定辞退の連絡方法に困り、あるいはどのように伝えれば良いのか分からない人もいらっしゃるでしょう。そこで今回は内定辞退の連絡方法について、例やポイントを踏まえてご紹介します。

内定辞退のマナー

もちろん内定をもらえば、その会社に勤めるかどうかには自分に選択権があります。内定を承諾する連絡は、前向きな気持ちで連絡ができるかもしれませんが、内定辞退の連絡は相手に気を遣って二の足を踏んでしまうかもしれませんね。

それでも内定辞退のマナーとしては、内定辞退を決めたのであれば「早く連絡すること」です。

内定承諾をすれば、会社はあなたの入社受け入れの準備を始めます。だから早く連絡をした方が良い。しかし内定辞退の場合も、企業は即座に動かなければならないことがあります。

それは採用活動を再開すること。あなたが内定辞退をしたからと言って、企業も採用が終了するわけではありません。人事担当や役員、経営者は別の人を採用するために動かなければならないんです。

連絡が遅くなるほど企業に迷惑が掛かる

内定辞退の連絡が遅くなればなるほど、企業には負担が掛かっていきます。もしかすると、企業はあなたが内定を辞退すれば選考を進めようと思っていた人がいたかもしれません。

しかし連絡が遅くなれば、同時進行で選考に進めていた候補者を採用する機会を失っていきます。企業は新たな候補者を探すことから始める必要があります。

「面接を受けているのは自分だけではない」

「自分が内定辞退した会社に行きたい人もいる」

このことを忘れずに、内定辞退の連絡はなるべく早く入れることを心掛けましょう。

電話で内定辞退をするときのマナー

内定辞退の連絡はもちろん電話がベターです。企業もあなたの選考には面接時間のほかにも、社内の打ち合わせの時間や電話、メールでのやりとりなど多くの工数を割いています。

また転職後に、もしかすると内定を辞退した会社と仕事をする可能性もゼロではありません。誠実さが伝わる電話で連絡することをまず検討しましょう。

電話で連絡するときには、下記のポイントを注意しましょう。

電話連絡のポイント

・受付には「内定をいただいた〇〇と申します」と伝える
・担当者の部署、名前を伝える
・昼時(12時〜13時過ぎ)の連絡は控える
・内定を辞退する理由を明確に伝える
・これまで選考に携わっていただいた御礼を伝える

受付から担当者へ電話の受け継ぎをスムーズにするために、自分が内定者である旨と担当者の出来れば部署から伝えることを心掛けましょう。もし、部署を把握していない場合には「採用担当の」と付け加えても良いでしょう。

最後にまたビジネスマナーとして、昼時のタイミングは避けてください。

大切なのは内定を辞退する理由をしっかりと伝えることです。例えば、他社の方が魅力的に感じたのであれば、そのように伝えてください。しかし直接すぎる表現は避け、枕ことばとしは入れた方が良いでしょう。

「今後自分のキャリアを深く考えたときに、御社も魅力的だったのですが内定を取得した他社の方が現時点では魅力に感じ、今回は他社でお世話になることを決めました」

また電話の終わりには、これまで選考に関わってもらった御礼を伝えることも忘れずに。お互い誠実な印象で終えることができるでしょう。

メールで内定辞退をするときのマナー

電話で辞退の連絡をした方が、誠実さは伝わるのは事実。とはいえ、自分も仕事が忙しい状況では、なかなか相手の営業時間に合わせて電話をすることも難しいはずです。

また電話したものの、担当者が不在でなかなか繋がらない。しかし連絡しないわけにはいきませんよね。そんな時にはメールで先方に連絡をしましょう。

メール連絡の例

件名:内定辞退の連絡(自分の名前)

本文:

お世話になっております。先日、貴社より内定通知をいただきました〇〇と申します。

先ほどお電話させていただきましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼致します。

改めましてこの度は内定を頂戴し、誠にありがとうございました。

このようなご連絡をいただいた中で大変恐れ入りますが一身上の都合により内定を辞退させていただきたく連絡差し上げました。

今回の選考において貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきかとは存じますがメールでのご連絡となりますことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

冒頭から述べていますが、辞退連絡は心苦しいものです。しかし、いずれ社会人として連絡しなければならないものでもあります。

企業も内定を出したからといって必ず承諾してくれるとは考えていませんし、もちろんこれまで内定を出している人が全て入社しているわけでもありません。

深く考えすぎずに、ただし社会人としてのマナーは守りつつ、「なるべく早く」をキーワードに辞退の連絡を丁寧に入れましょう。

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